Soumission de réclamation de Kubota K-Warranty
La documentation suivante démontrera comment soumettre électroniquement des réclamations de garantie à Kubota.
Une fois qu'une unité a été entrée dans l'Commande de Réparation et sauvegardée, l'utilisateur devrait lancer la Détermination du modèle Kubota en faisant un clic droit sur l'ID WG. Pour vérifier correctement une unité, le numéro de série et les trois premiers chiffres du modèle doivent être entrés dans le registre des Machineries. Une fois l'unité vérifiée, toute correction du numéro de modèle sera faite automatiquement.
Conformément aux exigences de Kubota, seulement un problème de garantie par Commande de Réparation peut être soumis électroniquement. Le type de problème de service doit être réglé sur Garantie. L'extrait de réclamation de garantie Kubota transférera automatiquement la Description, la Cause, et la Réparer.
Les pièces et les frais divers seront extraits.
Les lignes de travail et les heures facturées seront transférées à la réclamation de garantie. Le code d'opération utilisé dans a Commande de Réparation peut être modifié pour correspondre au code de travail Kubota requis lors du remplissage des éléments de ligne nécessaires sur le formulaire de réclamation de garantie dans WinNetStar. Dans ce cas, l'élément de ligne ainsi que l'ensemble des fiches de temps seront transférés à la réclamation de garantie.
Le code de travail peut être entré dans Commande de Réparation en sélectionnant le code d'opération et en recherchant dans la recherche de codes d'opération. En raison des centaines de codes de travail Kubota par modèle, il est recommandé d'entrer un modèle, ou un modèle partiel, et une partie de la description avant de lancer la recherche.
La date de mise en service et les heures sont requises pour la soumission de la réclamation de garantie. Une fois ces champs définis et que vous avez terminé le travail sur la Commande de Réparation, définissez le statut de complétion à "Closed". Pour transférer l'ordre de réparation, cliquez sur:
Fichier > Exporter > Kubota Warranty Claim
Si vous n'avez pas encore vérifié l'unité avec la détermination de modèle, vous pouvez le faire maintenant. Cela vérifiera l'unité pour s'assurer de la bonne propriété basée sur le numéro de série et le modèle de la Machinerie.
Cliquer sur l'onglet "Get Wholegood Details" affichera la date de début et de fin de la garantie pour cette unité.
Cliquer sur l'onglet "Campagnes" affichera les campagnes actives en cours et la date de fin pour chaque campagne pour cette unité.
"In Service" et "Machine Usage Reading" sont tirés du registre des Machineries. L'utilisation de la machine et du moteur est validée en fonction du statut de la politique tel que déterminé par Kubota. La date de défaillance doit être inférieure ou égale à la date de la réparation et ne peut pas être une date future.
L'onglet "Generate Draft Claim" est divisé en sections. Chacune sera décrite en profondeur ci-dessous.
Il y a 2 types de réclamations sur le formulaire de réclamation de garantie - Machine ou Part (Pièce). Chacun a ses propres exigences pour la soumission. Si le travail est terminé sur une Commande de Réparation, cochez "Is Repair Complete". Le champ de commentaire est destiné aux commentaires généraux sur la réclamation.
La case "Preauthorization is required" doit être cochée si une approbation préalable a été fournie. Le menu déroulant "Reason" offre les choix disponibles. Des commentaires sont nécessaires si la préautorisation est cochée. Les commentaires sont limités à 256 caractères.
Pour les réclamations de garantie de type Part (Pièce), le menu déroulant "Part" doit être rempli avec la pièce défectueuse. Si la pièce est sérialisée, le numéro de série de la pièce est requis. Host / NonHost est requis si c'est une réclamation de garantie de type Pièce. La pièce en cause est requise ainsi que le numéro de série de la pièce en cause si la pièce est sérialisée.
"Symptom", "Defect" et "Remedy" sont des champs obligatoires. Chaque menu déroulant contient une liste de codes qui doivent être utilisés pour la soumission.
Les pièces de la Commande de Réparation seront transférées vers le formulaire de réclamation de garantie. Si la pièce est identifiée comme sérialisée par Kubota, un numéro de série sera requis avant que la soumission puisse être effectuée avec succès.
La partie travail importera toutes les lignes de travail de lla Commande de Réparation avec une ligne pour chaque code d'opération et les heures réelles. Un code de travail Kubota valide est requis. Si un code de travail valide n'a pas été utilisé dans la Commande de Réparation, le champ permet de supprimer le code d'opération importé et d'entrer manuellement un code valide. "Raison des heures supplémentaires" est requis si les heures demandées sont supérieures aux heures standard.
La partie divers est pour d'autres coûts comme le fret, le transport, ou la main-d'œuvre sous-traitée. L'utilisation des unités est uniquement requise pour le voyage par distance.
Une fois que toutes les sections sont remplies, cliquez sur "Submit Draft Claim".
Si votre réclamation de garantie est rejetée, cliquez sur le signe + pour agrandir les fenêtres. Cela affichera les réponses d'erreur de Kubota expliquant la raison de l'échec de la soumission de la réclamation.
Une fois les corrections effectuées, cliquez à nouveau sur Submit Draft Claim. Vous recevrez un message de Success et un Claim Number une fois correctement soumis. Plusieurs numéros de réclamation peuvent être créés si l'utilisateur soumet plusieurs réclamations avec succès.
Une fois qu'une réclamation réussie a été créée, cliquez sur "Upload File Attachments" pour télécharger toutes les pièces jointes de la Commande de Réparation. Cochez pour télécharger et cliquez sur Transmettre les pièces jointes. Vous recevrez un accusé de réception une fois toutes les pièces jointes téléchargées. Cliquez sur OK et puis sur le "X" pour fermer le formulaire de réclamation de garantie.
